Ｑ：私の管理組合の管理規約では、理事の半数以上が参加しないと理事会を開くことができないと規定されています。「新型コロナウィルス感染拡大」を理由に出席を拒む理事が数人います。理事長が理事会決議を経ることなく行える措置はあるのでしょうか。また、理事会を開くことなく決議を行う方法はあるのでしょうか。
Ａ：理事長が単独で行うことができる保存行為に関して、標準管理規約（単棟型）第21条（敷地及び共用部分等の管理）では、第6項で「理事長は、災害時の緊急時においては、総会又は理事会の決議によらずに、敷地及び共用部分等の必要な保存行為を行うことができる。」と規定し、第58条第6項では「理事長は、第21条第6項の規定に基づき、敷地及び共用部分等の保存行為を行う場合には、そのために必要な支出を行うことができる」と規定しています。
今回の「コロナ禍」は災害時の緊急時と同じですから、万一、感染者が出た場合の共用部分等の消毒などの保存行為は、理事会の決議を経ずに理事長の判断で実施が可能だと考えられます。また、集会室の使用禁止など規約や細則に規定のないケースでも、理事長は、緊急事態であることを理由に「立入禁止」や「使用不可」の措置をとることができると考えます。
しかし、収支決算案、事業報告案、収支予算案及び事業計画案など総会提出議案などは理事会を開催しないと決議ができず、総会へ上程することもできません。
「３密」を避けるため理事会の開催が難しい場合、すべての理事の承諾を得て、各理事に議案を持ち回りで検討してもらい、理事会決議とする方法も考えられます。持ち回りの方法は議案の文書での回覧やメールを活用する、でもいいでしょう。
また、オンライン会議開催の条件の整っているところは、理事会をオンラインで行っているところもあります。
なお、このような緊急時の総会提出議案は、意見の大きく分かれるような議案は避けた方がよいでしょう。
緊急時の対応について規約に明確な規定がない場合は、「持ち回り決議」の規定や、LineやZoomなどで理事会に参加できるよう規約改正を行い、今後の大災害に備えておきましょう。