Ｑ）戸数20戸のマンションの理事長です。今期の総会は区分所有法45条1項の「書面決議」の規定に沿って行いました（私どもでは「書面総会」と呼んでいます）。しかし、区分所有法43条には「管理者は、集会において、毎年1回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない。」とあります。議題もないのにどういう趣旨で招集すればいいのかわかりません。やはり開催して事務報告を行わなければいけないのでしょうか。
Ａ）区分所有法34条2項で「管理者は、少なくとも毎年一回集会を招集しなければならない」と規定し、43条では「管理者は、集会において、毎年一回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならないと規定しています。
それでは、管理者は、集会を招集することなく、45条1項の書面又は電磁的方法による決議、又は本条2項の区分所有者全員の書面又は電磁的方法による合意をもって、この集会における事務報告に代えることができるか、どうかを考えてみます。
管理者に対して集会における事務報告を義務付けた趣旨は何か、ですが、区分所有者がこれに対して質問することによって管理者の事務執行に対する監督をよりよく行うことができるようにすることにあると考えられること、また、「事務報告」自体は、必ずしも「決議」（本条1項）または「合意」（本条2項）とは言えないことから、否定的に解すべきである、というのが法務省はじめ、大方の法律専門家の見解です。
一方、マンション管理の実務家の一部からは「総会が招集され、そこで決議がなされたものとみなす以上、あえて総会を招集することは無意味」といった意見もあります。
いくつか異なる見解を紹介しましたが、やはり状況が一定程度安定した時に、総会を開催して事務報告を行う方が無難だと言えます。総会（集会）の招集理由は「事務報告のため」ということになると思います。