Q）書面決議を行う場合、区分所有法第45条第1項は「この法律又は規約により集会において決議する場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる」と規定しています。この承諾の取り方はどのようにしたらいいのでしょうか？
Ａ）区分所有法第45条第1項の規定は、総会（集会）を開催することなく決議を書面で行うことを認める規定です。管理組合は集会を開いて重要案件を決定していくのが原則です（区分所有法第34条）が、この規定は、集会を開かずに決議できる方法を例外的に認めたもので、区分所有者全員の承諾があるときでなければすることはできないとされています。
この場合、承諾が必要なのは、書面により決議をするということ自体であり、決議について賛否を問うものではありません。
さらにこの承諾については、決議を要する事項それぞれについて得る必要があり、あらかじめ決議全般について包括的に承諾を得ることはできません。
したがって議案書の配布と一緒に、議案ごとに書面決議の承諾を求める文書を配布する必要があります。（※例文を参照）
【例文：標準管理規約に準拠している場合】
2020年〇月〇日
〇〇管理組合 組合員各位
理事長 〇〇〇〇
書面決議に関する承諾のお願い
今般、コロナ・ウィルスの感染拡大に伴い非常事態宣言が出され、通常総会の開催が難しい状況となっております。理事会としては組合員各位の健康と安全を守るために、管理規約第〇〇条（書面による決議）第1項および区分所有法第45条第1項の規定に基づき、通常総会を開催することなく各議案について決議を行いたいと考えます。
書面決議を行うに際しては、議案ごとに組合員全員の承諾を得る必要があります。お手元にある議案書の各議案をよく読んでいただき、書面決議を承諾するか否か、各自ご判断をお願い致します。なお、お一人でも承諾いただけない組合員がある議案については、この書面決議を行うことはできません。全員の承諾がある場合は、あらためて委任状または議決権行使書の提出をお願いし、総会を開催して行う場合と同様に決議することになります。
組合員のみなさまのご理解とご協力をお願い申し上げます。
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理事長様
〇〇号棟○○号室 氏名
各議案について、書面決議を行うことを、
第1号議案 2019年度事業報告・収支決算・監査報告（・承諾する ・承諾しない）
第2号議案 2020年度事業計画・予算案 （・承諾する ・承諾しない）
第3号議案 2020年度理事及び監事承認の件 （・承諾する ・承諾しない）
※各議案について、書面決議を行うことを承諾するか、承諾しないかお答えのうえ（※議案に賛成か、反対かではありません）、〇〇月〇〇日までに管理事務室ポストへ投函お願いします。期限までに意思表明のない場合は承諾したものとみなします。ご協力お願い申し上げます。